Recientemente tuve la oportunidad de hablar en un podcast con Ian Paget de Logo Geek sobre mi largo pero organizado proceso de rotulación al trabajar como freelance para clientes. Poco después de que se emitiera el episodio, recibí una montaña de mensajes de agradecimiento de artistas emergentes porque compartí mi receta para tener clientes felices.

Esta reacción me hizo darme cuenta de que existe una falta de educación en nuestra comunidad de rotulación, lo que deja a los artistas a oscuras cuando se trata de vender su trabajo de ilustración. Si lo piensas, esta falta de comunicación solo daña a nuestra industria en general. Si no compartimos estas tácticas importantes, el resultado será simplemente más artistas subestimados haciendo un mal trabajo por una paga aún peor porque solo están adivinando lo que se supone que deben hacer.

Así que, para ser más transparente, voy a compartir mi proceso de ilustración establecido, desde la primera consulta del cliente hasta la entrega final. Este artículo incluye no solo mi proceso de producción, sino también cada paso incluido en mi progresión de integración.

Antes de comenzar, siento que es importante mencionar que este es MI proceso de cliente preferido y puede que te funcione o no. Es importante que, con el tiempo, sigas refinando tu forma de trabajar para hacerla más rápida y eficiente, de modo que tanto tú como el cliente puedan terminar un proyecto felices.

He tenido la suerte de que, en los cinco años que llevo trabajando como ilustradora freelance, mi proceso siempre ha resultado en un cliente satisfecho porque se basa en el respeto mutuo y la comunicación constante. Así que prueba mi proceso de rotulación en tu trabajo y explóralo a fondo para ver si puede mejorar tu negocio de rotulación freelance.

CÓMO RESPONDER A LOS CORREOS ELECTRÓNICOS DE CONSULTA DE CLIENTES

Lo lograste. Tienes a un cliente potencial enviándote un correo electrónico para que crees un trabajo para ellos. ¡SÍ! Después de que termines de hacer tu baile de felicidad, ten en cuenta que este es solo el primer paso de muchos antes de que puedas cobrar. Así que, antes de responder, recuerda que desde el principio de tu proceso debes venderte como un profesional.

Dependiendo del cliente, a menudo este primer punto de contacto tendrá información limitada y será una forma de medir si estás interesado y disponible para nuevos proyectos. Así que prepárate para hacer un seguimiento con un buen correo electrónico de bienvenida que les presente tu proceso. La reacción de tu cliente a este correo te dirá si vale la pena dedicarle tu tiempo o si solo están comparando precios para conseguir la oferta más barata.

Cuando respondo, hago una serie de preguntas preplanificadas que me ayudan a averiguar dos cosas importantes:

1. ¿Están preparados para trabajar conmigo?
Las preguntas sobre su contenido y objetivos me permiten saber si están listos para que comience la producción. Idealmente, quiero trabajar con clientes que tengan todo bajo control antes de sumergirme en los bocetos. Pero si no lo tienen, también está bien. ¿Por qué no cobrarles una tarifa de consultoría para ayudarles a resolverlo?

2. ¿Pueden permitirse mis servicios?
En lugar de pasar por la "inquisición presupuestaria", hice una serie de preguntas sobre qué tan exitoso y establecido está el negocio. Cuanta más visibilidad y experiencia tenga el negocio, más podrán pagarte. Según mi experiencia, los presupuestos nunca son fijos y a menudo son subestimados. Además, ¿por qué dejaría que el cliente me diga cuánto valgo de todos modos?

Después de que te den todos los detalles de su proyecto, es tu turno de aliviar las preocupaciones de tu cliente potencial y demostrar tu valor antes de dar cualquier precio. A menudo, los clientes nunca han trabajado con un artista de rotulación antes y no tienen idea de la cantidad de trabajo que conlleva cada diseño. Así que depende de ti educarlos.

En tu primer correo electrónico de presentación, diles cómo sería trabajar contigo y los resultados que obtendrán por su inversión; ya sean más ventas, reconocimiento de marca o lealtad del cliente. Cuanto más puedas comunicar tu valor al principio, más probable será que tu cliente no se sorprenda por el precio cuando vea tus tarifas.

CÓMO ESCRIBIR UNA COTIZACIÓN PARA TRABAJO FREELANCE

Normalmente, a la mayoría de los diseñadores les gusta pasar a la fase de propuesta en este punto, pero prefiero ofrecer una presentación por correo electrónico más concisa. De esa manera, el proyecto parece menos intimidante.

Esta cotización para trabajo freelance incluye una versión escrita de mi proceso para su proyecto y el cronograma ideal necesario para crearlo. También ofrezco al menos tres opciones de precios con un desglose de las revisiones disponibles y las horas requeridas para cada una. De esta manera, se convierte menos en una decisión de "¿Debería trabajar con esta persona?" y más en "¿Qué paquete debería comprar?".

Si te gustaría ver cómo se ve mi plantilla de presupuesto freelance, regístrate en mi boletín semanal de rotulación. Una advertencia justa, hay UNA TONELADA de contenido adicional en este artículo que solo está disponible para los suscriptores del boletín.

Cuando envío mi correo electrónico de presupuesto, lo rastreo usando Hubspot para poder recibir notificaciones de cuándo mi cliente abre mi mensaje y qué enlaces clicaron dentro de él. Puedo saber por la cantidad de veces que el cliente abre mi propuesta si está interesado o no en trabajar juntos.

Consejo extra: añado todos los correos enviados entre el cliente y yo en una subcarpeta organizada bajo AÑO-CLIENTES en Gmail para poder volver fácilmente y revisar cualquier contenido. Hacer esto me da acceso rápido en caso de que necesite un recordatorio de cualquier detalle específico del proyecto. Nombro cada carpeta como MM/DD - NOMBRE DEL CLIENTE, así puedo ver cuándo fue la última vez que hablamos y saber cuándo hacer el seguimiento.

Mis increíbles suscriptores del boletín también reciben una plantilla de correo electrónico de seguimiento que envío a los clientes cuando no recibo respuesta después de enviar un presupuesto.

Normalmente hago un seguimiento después de una semana, y luego al mes si el cliente no responde de inmediato. Tengo una tarea en mi lista de pendientes para hacer seguimiento de cualquier consulta de clientes todos los lunes, así recuerdo revisar.

Intenta no desanimarte si tu cliente no responde a tu propuesta. No significa que no estén interesados. Podría significar que necesitaban tiempo para escalar tu presupuesto por la jerarquía corporativa, o simplemente se distrajeron con algo más urgente.

PROPUESTAS DE ILUSTRACIÓN SIMPLIFICADAS

Una vez que el cliente se pone en contacto con el paquete y los derechos de uso que necesita, paso al modo de propuesta, donde repito la redacción que describe mi proceso y precios para asegurarme de que sepan exactamente lo que están obteniendo.

La mayor diferencia entre mi presentación y mi propuesta es que mi propuesta incluye mis términos y condiciones. Estos términos son la letra pequeña que describe cada una de nuestras responsabilidades y qué sucede si las cosas salen mal. Por lo tanto, es imperativo que tú y tu cliente acuerden estas expectativas antes de que comience cualquier trabajo.

La buena noticia es que escribir un contrato no significa que tengas que cumplir con el formato estándar de jerga legal y texto ilegible. Aún puedes ser creativo mientras proteges tus derechos. Creo que los contratos deberían ser más significativos, comprensibles y menos complicados que los contratos estándar y rígidos de la industria.

Me gusta usar Bidsketch para mis propuestas, así puedo actualizarlas y personalizarlas fácilmente para cada cliente mientras uso una plantilla para ahorrar tiempo. La mejor parte es que recibo notificaciones cada vez que mi cliente lo abre y pueden firmar electrónicamente mi propuesta en línea fácilmente.

Exclusivamente para los suscriptores del boletín, proporciono mi contrato de diseño freelance que he estado usando para mis proyectos de rotulación a mano durante los últimos años. Si te registras, eres bienvenido a tomar cualquier parte del mismo para usarla tú mismo. Solo asegúrate de usar tu propia redacción y cambiarla según tus necesidades específicas para cada proyecto. Tu voz es tan importante como la mía.

¡Ten en cuenta que no soy abogado y nada de este artículo debe considerarse asesoramiento legal! Solo puedo proporcionar ejemplos de lo que me ha funcionado a mí.

9 cosas que incluir en tu plantilla de propuesta

1. Establece el tono adecuado para tu introducción

Este primer párrafo debe establecer un tono positivo para tu contrato. Este pequeño fragmento de texto es lo que tu cliente absorberá más rápidamente, ¡así que haz que cuente!

2. Proporciona siempre un alcance de trabajo claramente definido

Independientemente de si incluyes tus términos y condiciones dentro de tu propuesta, o los tienes como documento propio como un contrato separado, tu carta de acuerdo debe ser muy específica sobre lo que vas a hacer para tu cliente, como:

• ¿Qué estás creando?
• ¿Hay un estilo particular que buscaban?
• ¿Dónde se usará este diseño?
• ¿Quién es el público objetivo de este diseño?

3. Hablemos de dinero

Siempre es mejor ir directo al grano cuando se trata de dinero. Debes indicar cuándo recibirás un pago de depósito para comenzar y por cuánto. Como ya les enviamos los precios en nuestra presentación por correo, tu cronograma de pagos no será una sorpresa.

4. Ten un cronograma de proyecto establecido

Antes de comenzar cualquier producción, debes pedirle a tu cliente que confirme que está autorizado para firmar tu contrato y que cumplirá con todas sus obligaciones para ayudarte a mantenerte al día con tus plazos. Además, establece expectativas sobre cuándo se necesita la retroalimentación y cómo una respuesta tardía retrasará tu cronograma.

5. Aborda cómo los cambios en el proyecto afectarán tus tarifas

No hay nada peor que clientes que esperan que hagas más trabajo sin pago adicional. Por lo tanto, es importante establecer en tu contrato que cualquier cambio en el Alcance del Trabajo dará lugar a otras tarifas. Asegúrate también de añadir qué necesitas para comenzar el proyecto y cuántas revisiones están incluidas, si las hay.

6. Sé claro sobre quién será el dueño de tu trabajo

Independientemente de si licencias o asignas la propiedad a tu cliente, si planeas usar el trabajo tú mismo, tu contrato debe especificar claramente dónde.

Los derechos de uso pueden ser un poco confusos para los principiantes, así que para aprender más sobre cómo cobrar por licencias de arte, regalías y tarifas fijas, lee este artículo informativo de Maria Brophy, consultora de negocios de arte.

Además, asegúrate de que tu cliente sepa cómo puede usar tu diseño una vez que esté aprobado. Está bien incluir un fragmento de texto que diga algo como:

"No tienes derecho a cambiar elementos de este diseño (aparte del tamaño y el color) después de la aprobación final. Si deseas realizar cambios, por favor contáctame para mantener la alta calidad de tu marca."

7. Ten siempre una estrategia de salida

Esta sección es muy importante, y muchos diseñadores olvidan poner esta cláusula crítica en sus contratos.

En caso de que tu cliente no cumpla con tus expectativas, necesitas una manera de terminar el proyecto y aun así recibir el pago por el trabajo que ya has realizado. Esto puede ser una tarifa de cancelación o, si trabajas por horas, asegúrate de que te paguen por todo el tiempo facturable utilizado.

8. Asegúrate de no ser responsable, de nada

En tu contrato, debe indicarse que no se te puede hacer responsable por daños monetarios por encima de la cantidad que te pagaron por el trabajo.

En algunos estados de EE. UU., existe una regla de que esta cláusula debe ser fácilmente comprensible y visible en tus contratos, así que ponla en letras mayúsculas o en negrita.

9. Especifica los términos del propio acuerdo

A veces, los términos de un acuerdo deberán cambiar después de que se haya firmado un contrato. Por lo tanto, incluye siempre una cláusula que diga que cualquier cambio en el acuerdo debe hacerse por escrito, con el consentimiento de ambas partes.

COBRAR Y MANTENERSE EN EL CRONOGRAMA

La propuesta ha sido firmada, y ahora puedes enviar tu factura de depósito con un contrato sólido que los mantenga a ambos protegidos. Ahora, todo lo que necesitas para comenzar es una factura de depósito para que puedas añadir a tu cliente a tu cronograma de producción y convertirlo en una prioridad.

Para proyectos de menos de $500 (estos suelen ser encargos personales más pequeños), requiero el pago total por adelantado. Pero cualquier cantidad superior a $500 requiere solo un depósito del 50% para hacer el pago más manejable.

Para facturar y realizar el seguimiento de mi tiempo, me gusta usar Harvest. Me permite mantenerme organizada y al tanto de mis horas de producción para no exceder mi alcance accidentalmente.

Sí. Incluso tengo una plantilla para el correo electrónico de seguimiento, para no olvidar incluir detalles importantes. ¡Sabes que quieres suscribirte para obtener estos beneficios!

Después de recibir ese primer pago, hago un seguimiento inmediato con mi cliente para entregarle su cronograma de producción oficial. Luego, cada lunes durante la producción, verifico con mi cliente y le hago saber cómo va el proceso y le recuerdo nuestra próxima fecha límite.

CREAR UNA DIRECCIÓN ARTÍSTICA MEJOR INFORMADA

Mientras que algunos diseñadores se enfocan en cómo se verá el diseño durante la fase de lluvia de ideas, a mí me preocupa más la psicología detrás de cómo atraer al grupo demográfico particular de mi cliente. Siempre debes tomar tus decisiones de diseño basándote en lo que será significativo para los clientes de tu cliente, no para tu cliente, y ciertamente no basándote en tu preferencia personal.

Antes de saltar a buscar referencias y juntar un "look", empiezo verificando que el grupo demográfico de mi cliente sea quien dicen ser, especialmente cuando trabajo con start-ups. Te sorprendería cuántas veces los nuevos dueños de negocios se equivocan porque solo están adivinando en lugar de sumergirse en la analítica para descubrir las estadísticas reales.

Hago esto pidiéndoles que tomen capturas de pantalla de la analítica de sus plataformas sociales y sitio web, o que me den acceso para encontrar la información yo misma. He sido certificada en Google Analytics desde 2015, por lo que saber cómo profundizar en los datos puede marcar una diferencia real en los resultados finales de tu cliente.

Esta es mi lista de verificación de audiencia, asegúrate de conocer todas estas estadísticas antes de comenzar a trabajar en tu próximo proyecto de cliente.

• Edades: 25 - 34
• Sexo: 53% Masculino, 47% Femenino
• Ubicación: California, Reino Unido y Oregón
• Principales fuentes de ventas: SEO orgánico, Instagram, Pinterest
• Principales intereses de la audiencia: Tecnología, Diseño, Emprendimiento
• Ocupaciones principales: Profesional/Técnico, Ama de casa y Autónomo
• Estilo de compra del consumidor: Marcas premium y Rápido y fácil
• Ingreso familiar promedio: $75k-$120k

Las estadísticas anteriores son de mi Twitter e Instagram para mi marca Letter Shoppe. ¿Ves cuánta más dirección artística informada puedes tomar una vez que tienes la información correcta?

Una vez que sé a quién le estoy vendiendo, salto a Pinterest para hacer un Tablero de Inspiración (Mood Board) para presentar a mi cliente durante nuestra primera gran reunión. Comienzo recopilando cualquier cosa, y todo lo que puedo encontrar que creo que podría funcionar para los objetivos y el grupo demográfico elegido por mi cliente. Luego, una vez que tengo alrededor de más de 50 muestras, comienzo a refinar y eliminar cualquier cosa que no funcione para dejar solo lo bueno.

Envío a mi cliente el Tablero de Inspiración aproximadamente una hora antes de nuestra reunión, para que tengan tiempo de absorberlo antes de que se les pida una opinión al respecto. Luego, durante nuestra reunión, hago preguntas para comenzar a descubrir qué funciona para su marca y qué no.

Hago preguntas como:

1. ¿Qué es lo que inmediatamente no te gusta para que pueda eliminarlo?
2. Cuéntame cuál es tu pieza favorita y por qué.
3. ¿Qué opciones de tipografía te gustan?
4. ¿Qué opciones de acentos y decoraciones te gustan?
5. ¿Qué estilo de ilustración te atrae?

Durante la reunión de video, escribo notas para poder enviar una copia de la dirección artística a mi cliente para que pueda tenerla por escrito. Al final de la reunión, tengo una idea clara para avanzar que incluye detalles como qué peso, estilo, tipo, diseño e iconografía deben usarse.

DIBUJO, REFINAMIENTO Y SELECCIÓN

La dirección artística está aprobada, ¡y finalmente podemos llegar a la parte divertida, dibujar! Como la mayoría de los artistas, comienzo con un conjunto de miniaturas muy sucio. Estas ideas aproximadas son en su mayoría garabatos, para poder hacerlas rápidamente y obtener tantas ideas como sea posible.

Cuando dibujo siempre trato de usar mi imaginación primero, antes de mirar cualquier referencia. Luego, una vez que me quedo atascada, voy a sitios como Dribbble, Instagram y Behance para inspirarme. Comienzo con unas 20 ideas aproximadas usando lápiz y papel para luego reducirlas a mis 5 mejores conceptos. Incluso escribo pequeñas notas sobre lo que me gusta de cada uno y por qué, para poder asegurarme de que me mantengo en línea con los objetivos de mi cliente y no con mis propias decisiones de diseño.

Eventualmente, termino con una especie de "Bebé de diseño" que está compuesto por todos los diferentes elementos que me gustaron de mis muestras principales. Luego creo hasta 2 bocetos finales de alta fidelidad para enviárselos al cliente. A partir de esta etapa, mi trabajo es totalmente digital donde uso mi iPad Pro y Apple Pencil con una aplicación llamada Astropad para reflejar la pantalla de Photoshop en mi tableta.

Cuando envío por correo electrónico estos diseños a mi cliente, siempre me aseguro de explicar por qué elegí estos conceptos finales explicando cómo atraerán a su audiencia. De esa manera, es más probable que el cliente elija la ilustración que les generará más dinero en función de su audiencia, en lugar de darles la oportunidad de elegir un diseño basado en su gusto personal.

En este punto, reservo una hora para revisiones en caso de que el cliente desee añadir algún elemento o, como ocurre en la mayoría de los casos, hacer su propio "Frankenstein" combinando los dos conceptos de boceto.

PRUEBAS, LIMPIEZA Y FINALIZACIÓN

La imagen final ha sido elegida, y ahora puedo concentrarme en hacer que ese diseño sea lo mejor posible mediante pruebas dedicadas y una limpieza minuciosa.

En mi trabajo, prefiero usar exclusivamente Photoshop porque conserva la integridad de lo hecho a mano mejor que Illustrator. Los archivos vectoriales son geniales, pero ¿por qué pasaría tanto tiempo dibujando solo para que mi trabajo parezca una fuente perfecta? Es esta forma de hacer las cosas la que ha ayudado a definir mi estilo y es la razón principal por la que los clientes me contactan para trabajar.

También utilizo pinceles especiales de letras en Photoshop que imitan las plumas tradicionales, para poder mantener esa calidad artesanal en mi trabajo con la ventaja añadida de trabajar mucho más rápido que si dibujara de forma tradicional.

Durante esta fase, también hago un montón de pruebas en las que imprimo el trabajo en varios tamaños y lo cuelgo en mi oficina durante la noche para poder revisarlo con ojos frescos. Este examen también incluye acciones como poner el trabajo al revés o del revés para visualizar el diseño como formas en lugar de leerlo como palabras. Tienes que hacer todo lo posible, cambiando tu perspectiva, para asegurar que tu trabajo sea impecable.

NO TE LIMITES A ENTREGARLO, CREA UNA PRESENTACIÓN

Es el día de la entrega y el proyecto está completo. Esto es a lo que ha conducido todo este trabajo y te sientes como un orgulloso padre primerizo de tu hermoso bebé de diseño. Entonces, ¿por qué simplemente enviarías por correo electrónico la imagen final a tu cliente sin echar toda la carne en el asador?

Dale a tu "bebé" el trato especial que merece creando una presentación detallada de tu trabajo que explique cada decisión de diseño que tomaste en el camino. Hacer esto le dará más significado y contexto a tu labor, permitiéndote mostrarle al cliente cómo llegaste a la imagen final, en lugar de solo mostrar el resultado.

Esta presentación incluye todos los bocetos desordenados y las capas de refinamiento, con tanto contenido detrás de cámaras como puedas reunir. Demuéstrale a tu cliente que te esforzaste al máximo por él y que el dinero que invirtió en ti valió la pena.

La mejor parte de crear una presentación del trabajo para un cliente es que, una vez aprobada, sirve también como caso de estudio en tu portafolio, que puedes usar para impresionar a tu próximo cliente de rotulación.

ENTREGA FINAL, TESTIMONIOS Y REGALOS

¡Estamos casi al final! El proyecto está aprobado y envío mi última factura. Una vez pagada, entrego todos los archivos finales a mi cliente. Pero eso no es todo.

Después de enviarles el archivo PSD aplanado de alta resolución, creo un recuerdo único del diseño. Un extra que me gusta ofrecer a todos mis nuevos clientes.

Imprimo un póster exclusivo y alargado que muestra todas las imágenes creadas durante la elaboración de su diseño, desde esas miniaturas iniciales y sucias hasta el diseño final a color, directamente desde mi impresora de oficina. Luego lo doblo, lo empaqueto e incluyo una nota de agradecimiento especial para mi cliente antes de enviarlo.

Nunca les digo a mis clientes que hago esto. Es algo especial que les regalo para que puedan tener sus hermosas letras colgadas en la pared de su oficina y me recuerden. También sirve como un gran recordatorio para que me contraten de nuevo en futuros proyectos. Todos ganan.

Normalmente, cuando recibo ese correo de “oh, Dios mío, gracias por este increíble póster”, es cuando pido un testimonio sobre mi trabajo.

Esta es la última plantilla de correo electrónico del grupo que ofrezco a los suscriptores del boletín, la cual me ha ayudado a obtener críticas brillantes de mis clientes durante los últimos cinco años.

REFLEXIONES FINALES

Eso es todo. Vaya, realmente alcanzaste tu meta de lectura del día.

Espero que este artículo haya sido increíblemente útil y haga que trabajar con clientes sea mucho menos intimidante. Recuerda, un proceso de incorporación y producción organizado debería brindarte tranquilidad tanto a ti como a tu cliente, porque ambos entienden sus roles y responsabilidades.

A medida que sigas creciendo como artista, asegúrate de revisar tu proceso y actualizarlo para evitar cualquier inconveniente previsible. Desde que empecé a trabajar como freelance, mi proceso pasó de 6 pasos a más de 20.

Es más importante protegerte y asegurar una relación feliz con el cliente que preocuparte de que tu proceso sea demasiado largo. Si acaso, tu cliente te agradecerá que seas tan transparente y servicial.